Guida al modulo Impianti / Biomateriali (Magazzino)

Il modulo gestisce impianti e biomateriali dal momento in cui entrano in struttura fino al loro utilizzo sul paziente. Ogni pezzo è tracciato per lotto, seriale, scadenza e sede, e ogni movimento viene registrato in uno storico non modificabile.

L'idea di fondo è semplice: un impianto viene scaricato dal magazzino nel momento in cui lo si riserva a un paziente, non quando viene usato. Così la giacenza che si vede a video è sempre quella realmente disponibile per altri pazienti.

1. Dove si trova

Il modulo è già attivo. Compaiono:

• la voce Magazzino nel menu principale;
• il pulsante Impianti / Biomateriali dentro la scheda di ogni visita;
• il badge colorato accanto al nome del paziente nell'elenco visite.

2. Le cinque aree del modulo

La Dashboard Magazzino riassume tutto: prodotti attivi, unità totali, ordini aperti, materiali riservati, materiali utilizzati, e gli avvisi (sotto scorta, scadenze entro 90 giorni, lotti scaduti, ordini aperti da più di 7 giorni).

3. Catalogo: cosa esiste

Il catalogo dice cosa può essere gestito, non quanto ce n'è.

• Categoria: Impianto oppure Biomateriale.
• Marca e Modello sono obbligatori.
• Per gli impianti sono obbligatori anche diametro e lunghezza (mm).
• Per i biomateriali si indicano misura, quantità per confezione e unità di misura.
• Codice articolo del fornitore (facoltativo, ma utile per gli ordini).
• Scorta minima: sotto questa soglia il prodotto compare tra gli avvisi della dashboard.

Un prodotto non si cancella se ha giacenze o storico: si disattiva. Resta visibile nello storico ma non è più proponibile ai pazienti. L'eliminazione fisica è possibile solo per voci mai usate.

Il sistema impedisce di inserire due volte lo stesso prodotto (stessa marca, modello, misure e codice).

4. Inventario: quanto ce n'è e dove

L'inventario è organizzato per giacenze: una giacenza è la combinazione di prodotto + sede + lotto + seriale + scadenza, con la sua quantità disponibile.

Carico

Si sceglie prodotto, sede, quantità e si inseriscono lotto, seriale e scadenza riportati sulla confezione. Se esiste già una giacenza identica (stesso lotto, seriale e scadenza nella stessa sede) la quantità viene sommata; altrimenti nasce una nuova riga.

Modifica dati

Corregge lotto, seriale, scadenza o note senza toccare la quantità. Se la correzione rende la giacenza identica a un'altra già presente, le due vengono unite automaticamente e lo storico resta collegato.

Scarico manuale

Riduce la quantità indicando una causale (rottura, reso al fornitore, scaduto…). Non è possibile scaricare più di quanto disponibile.

Rettifica inventariale

Dopo una conta fisica si inserisce la quantità reale. Il sistema calcola la differenza e la registra come "Rettifica +" o "Rettifica −".

Trasferimento tra sedi

Sposta una quantità da una sede all'altra mantenendo lotto, seriale e scadenza. Genera due movimenti: uscita dalla sede di origine, entrata nella sede di destinazione.

Filtri e stampa

Per categoria, marca, sede, ricerca libera (anche per lotto o seriale), solo disponibili, scaduti o in scadenza entro 90 giorni. Il pulsante Stampa produce l'elenco con gli stessi filtri.

5. Scheda paziente: riservare o ordinare

Dalla visita si apre Impianti / Biomateriali. La finestra è divisa in tre parti.

5.1 Sito dentale

Si clicca il dente sull'odontogramma (numerazione FDI: 11–18, 21–28, 31–38, 41–48) oppure si scrive manualmente il sito, ad esempio 45-46 per un ponte. Il sito è sempre obbligatorio.

5.2 Ricerca prodotto

Filtri per categoria, marca, sede e testo libero. La sede della visita viene proposta automaticamente, ma si può cercare anche nelle altre.

Per ogni prodotto trovato si vede:

• la disponibilità totale;
• l'elenco dei lotti disponibili nella sede scelta, ordinati per scadenza più vicina (criterio FEFO: First Expired, First Out), ciascuno con il pulsante Associa;
• se nella sede scelta non c'è nulla: l'avviso "Non disponibile nella sede selezionata" e il riquadro Disponibile in altre sedi, con lotti e quantità;
• il pulsante Ordina, sempre presente.

5.3 Materiali del paziente

La tabella a destra elenca ciò che è stato riservato o ordinato per questo paziente, con sito, prodotto, lotto e stato. Sotto, il pulsante Storico annullati mostra le operazioni annullate di questa visita.

Le tre situazioni possibili

A. Il pezzo c'è nella sede della visita → Associa Il pezzo viene riservato al paziente e scaricato subito dal lotto scelto (−1). Stato: Assegnato. Movimento registrato: "Assegnazione paziente".

B. Il pezzo c'è ma in un'altra sede Due strade:

• dall'Inventario, trasferire il pezzo nella sede della visita e poi associarlo;
• oppure selezionare direttamente l'altra sede nel filtro e associare da lì (il pezzo risulterà riservato ma fisicamente ancora nell'altra sede: andrà portato in struttura).

C. Il pezzo non c'è da nessuna parte → Ordina Si crea una riga negli Ordini per quel paziente e quel sito, con destinazione la sede della visita (modificabile). Stato: Ordinato. La giacenza non cambia. Il sistema blocca un secondo ordine aperto dello stesso prodotto sullo stesso sito.

6. Ordini: dall'ordine all'arrivo in struttura

Menu Magazzino → Ordini. La pagina raggruppa per marca gli ordini con data, materiale, sito, paziente, sede di destinazione e stato. Filtri per stato (aperti, completati, annullati, tutti), marca, sede e periodo. È stampabile: la stampa filtrata per marca è di fatto la lista da inviare al fornitore.

Quando il materiale arriva

Sull'ordine si preme Arrivato / Associa e si inseriscono lotto, seriale e scadenza letti sulla confezione (più eventuali note). In un'unica operazione il sistema:

1. registra il carico nella sede di destinazione (+1, movimento "Arrivo ordine");
2. registra subito l'assegnazione al paziente (−1, movimento "Assegnazione paziente");
3. porta il materiale del paziente allo stato Assegnato, con lotto e scadenza;
4. porta l'ordine allo stato Associato.

Il saldo di magazzino resta invariato (entra ed esce), ma lo storico conserva sia l'entrata sia l'uscita, quindi la tracciabilità del lotto è completa.

Se nel frattempo il paziente non serve più, l'ordine si annulla dalla scheda paziente (pulsante Annulla sulla riga in stato Ordinato).

7. Il giorno dell'intervento: confermare l'utilizzo

Nella scheda paziente, sulla riga in stato Assegnato, si preme Utilizzato. La giacenza non cambia (il pezzo era già stato scaricato al momento della riserva): cambia solo lo stato e viene salvata la data di utilizzo. È la conferma clinica che chiude la tracciabilità: paziente ↔ sito ↔ lotto ↔ data.

Correzione: se si è premuto Utilizzato per errore, Ripristina riporta il pezzo ad Assegnato, senza toccare la giacenza.

8. Stati del materiale paziente e effetto sulla giacenza

Un materiale Utilizzato non si può annullare direttamente: prima Ripristina, poi Annulla. È una protezione contro cancellazioni accidentali dello storico clinico.

9. Il badge nell'elenco visite

Accanto al nome del paziente compare un badge con il numero di materiali gestiti. Il colore indica la situazione più urgente:

Passando il mouse si vede il dettaglio (es. "1 ordinato · 2 assegnati"). Cliccando il badge si apre direttamente la scheda Impianti / Biomateriali del paziente.

10. Movimenti: lo storico

Menu Magazzino → Movimenti. Ogni riga riporta data, prodotto, lotto, sede, tipo, quantità, causale, operatore e, quando c'è, il paziente collegato.

Filtri per testo, tipo, marca, sede e periodo; stampa con gli stessi filtri.

11. Esempio pratico

Paziente di esempio: Maria Rossi, impianto sul sito 46, visita nella sede Centro.

1. Catalogo: esiste già "Straumann BLT Ø 4,1 × 10 mm".
2. Scheda paziente: si clicca il dente 46, si cerca "BLT 4.1". Nella sede Centro non c'è nulla; risulta 1 pezzo nella sede Nord.
3. Scelta: si preme Ordina (arriverà direttamente in sede Centro). Il badge della paziente diventa arancione.
4. Ordini: la segreteria stampa gli ordini aperti filtrati per "Straumann" e li invia al fornitore.
5. Alla consegna: Arrivato / Associa, si digitano lotto LT2409A e scadenza 2029-03-31. Il pezzo risulta Assegnato a Maria Rossi, sito 46. Badge verde.
6. Il giorno dell'intervento: Utilizzato. Badge blu. In Movimenti restano tre righe collegate alla paziente: Arrivo ordine, Assegnazione, Utilizzo.

12. Buone pratiche

• Inserire sempre lotto e scadenza al carico e all'arrivo: sono il cuore della tracciabilità.
• Impostare una scorta minima sui prodotti di uso frequente: la dashboard avvisa da sola.
• Controllare la dashboard una volta a settimana: ordini aperti da più di 7 giorni e scadenze entro 90 giorni.
• Preferire Annulla a scarichi manuali quando un pezzo riservato non serve più: rientra nel lotto giusto.
• Usare Disattiva, non Elimina, per i prodotti a fine vita.